Modul:Personal/Reisekostenabrechnung
Inhaltsverzeichnis
Reisemanagement
Allgemeines
Die Rubrik Reisemanagement dient der Planung, Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen, den damit verbunden Kosten und Aufwandserstattungen an Mitarbeiter. Natürlich können auch reine Spesenabrechnungen, wie bspw. Kosten für Bewirtung von Gästen über diese Funktionen abgerechnet werden.
Spesenarten
Die Angabe der unterschiedlichen Typen von Spesen sind Grundvoraussetzung für die Rückerstattung von dienstlich angefallen Auslagen an den / die Mitarbeiter. Welche Spesen einzeln aufzuführen und welche ggf. zusammengefasst werden können, richtet sich nach den steuerlichen Gegebenheiten und der Notwendigkeit dies getrennt zu dokumentieren.
Reisezweck
Die Tabelle Reisezweck dient zur Dokumentation und Kategorisierung von Dienstreisen. Reisezwecke dienen statistischen Zwecken, wie beispielsweise Zuordnung einer Reisekostenerfassung.
Verpflegungsmehraufwendungspauschalen
Verpflegungsmehraufwendungspauschalen dienen zum Ausgleich der Zusatzaufwände die Mitarbeitern bei Auswärtstätigkeit entstehen. Diese Pauschalen variieren je nach Zielland und ggf. Zielregion und Dauer des Aufenthalts. Die jeweils gültigen Pauschalen werden vom BMF festgelegt. Die Pauschalen werden gekürzt, wenn der Mitarbeiter zum Essen eingeladen wurde oder bspw. im Rahmen einer Weiterbildung das Mittagessen inklusive ist. Die Höhe der Kürzung wird in der Maske "Abzüge Verpflegungsmehraufwendungen" hinterlegt.
Abzüge Verpflegungsmehraufwendungen
In dieser Maske wird hinterlegt, um welche absoluten oder prozentualen Beträge die Verpflegungsmehraufwendungspauschale im Falle kostenloser Mahlzeiten gekürzt wird. Die Vorgaben dazu werden vom BMF festgelegt. Derzeit gelten 20% / 40% / 40% für Frühstück / Mittagessen / Abendessen.
Reisekostenvorschuss
Über den Menüeintrag Reisekostenvorschuss gelangen Sie zu einer Maske für die Beantragung von Vorschüssen für eine bevorstehende Reise. Dem Antrag können Dokumente wie bspw. Kostenvoranschläge, Reservierungen, Preisauskünfte etc. hinzugefügt werden. Ein Reisekostenvorschuss muss beantragt und freigegeben werden. Die Verrechnung der Vorschüsse erfolgt später mit der finalen Abrechnung der Dienstreise. Zur Beantragung bzw. Freigabe des Vorschussantrages benutzen Sie bitte die Schaltflächen "Zur Freigabe übergeben" bzw. "Freigeben".
Reisekostenerfassung
Nach Ende der Dienstreise erfassen Sie unter Reisekostenerfassung die tatsächlichen Daten der Dienstreise. Dabei pflegen Sie in den entsprechenden Reitern folgende Daten:
- Kopfdaten
- Allgemeine Informationen zur Dienstreise, wie bspw. Zielorte, Projektzuordnung, Reisezweck etc.
