Modul:Personal/Reisekostenabrechnung
Inhaltsverzeichnis
Reisemanagement
Allgemeines
Die Rubrik Reisemanagement dient der Planung, Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen, den damit verbunden Kosten und Aufwandserstattungen an Mitarbeiter. Natürlich können auch reine Spesenabrechnungen, wie bspw. Kosten für Bewirtung von Gästen über diese Funktionen abgerechnet werden.
Spesenarten
Die Angabe der unterschiedlichen Typen von Spesen sind Grundvoraussetzung für die Rückerstattung von dienstlich angefallen Auslagen an den / die Mitarbeiter. Welche Spesen einzeln aufzuführen und welche ggf. zusammengefasst werden können, richtet sich nach den steuerlichen Gegebenheiten und der Notwendigkeit dies getrennt zu dokumentieren.
Reisezweck
Die Tabelle Reisezweck dient zur Dokumentation und Kategorisierung von Dienstreisen. Reisezwecke dienen statistischen Zwecken, wie beispielsweise Zuordnung einer Reisekostenerfassung.
Verpflegungsmehraufwendungspauschalen
Verpflegungsmehraufwendungspauschalen dienen zum Ausgleich der Zusatzaufwände die Mitarbeitern bei Auswärtstätigkeit entstehen. Diese Pauschalen variieren je nach Zielland und ggf. Zielregion und Dauer des Aufenthalts. Die jeweils gültigen Pauschalen werden vom BMF festgelegt. Die Pauschalen werden gekürzt, wenn der Mitarbeiter zum Essen eingeladen wurde oder bspw. im Rahmen einer Weiterbildung das Mittagessen inklusive ist. Die Höhe der Kürzung wird in der Maske "Abzüge Verpflegungsmehraufwendungen" hinterlegt.
Abzüge Verpflegungsmehraufwendungen
In dieser Maske wird hinterlegt, um welche absoluten oder prozentualen Beträge die Verpflegungsmehraufwendungspauschale im Falle kostenloser Mahlzeiten gekürzt wird. Die Vorgaben dazu werden vom BMF festgelegt. Derzeit gelten 20% / 40% / 40% für Frühstück / Mittagessen / Abendessen.
Reisekostenvorschuss
Über den Menüeintrag Reisekostenvorschuss gelangen Sie zu einer Maske für die Beantragung von Vorschüssen für eine bevorstehende Reise. Dem Antrag können Dokumente wie bspw. Kostenvoranschläge, Reservierungen, Preisauskünfte etc. hinzugefügt werden. Ein Reisekostenvorschuss muss beantragt und freigegeben werden. Die Verrechnung der Vorschüsse erfolgt später mit der finalen Abrechnung der Dienstreise. Zur Beantragung bzw. Freigabe des Vorschussantrages benutzen Sie bitte die Schaltflächen "Zur Freigabe übergeben" bzw. "Freigeben".
Reisekostenerfassung
Nach Ende der Dienstreise erfassen Sie unter Reisekostenerfassung die tatsächlichen Daten der Dienstreise. Dabei pflegen Sie in den entsprechenden Reitern folgende Daten:
- Kopfdaten
- Allgemeine Informationen zur Dienstreise, wie bspw. Zielorte, Projektzuordnung, Reisezweck etc.
- Tagesauflistung
- Dieser Reiter dient zur Angabe, ob und an welchen Tagen kostenlose Mahlzeiten erhalten wurden. Für kostenlose Mahlzeiten erfolgt ein entsprechender Abzug, wie in der Maske "Abzüge Verpflegungsmehraufwendungen". hinterlegt. Tragen Sie im Falle von kostenlosen Mahlzeiten an dem entsprechenden Tag eine "JA" ein.
- Nebenkosten
- Der Reiter Nebenkosten dient der Dokumentation der reisebezogenen Ausgaben wie bspw. Tankbelege, Flugtickets, Hotelübernachtungen usw. Entsprechende Belege können direkt mit der Ausgabeposition gespeichert werden.
- Vorschüsse
- Wurde für die Dienstreise ein Vorschuss beantragt bzw. gewährt, so kann dieser hier ausgewählt mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet werden.
Die Funktion Ersatzbelege ohne Reise dient der Erfassung von Spesenabrechnungen ohne Bezug zu einer Dienstreise. Beispielsweise ist das bei der Bereitstellung von Eintrittskarten für Messen oder Veranstaltungen der Fall. Im Reiter Nebenkosten erfassen Sie die einzelnen Ausgabepositionen (ggf. mit Belegkopie). Als Spesenarten für die Positionen sind hier nur diejenigen Spesenarten verwendbar, bei denen die Checkbox Verfügbar ohne Reise aktiviert ist.
Ersatzbelege ohne Reise
Reisekostenverbuchungsübersicht
Die Reisekostenverbuchungsübersicht ist eine Zusammenstellung Reisekostenabrechnungen. Diese kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.
Bewirtungsbelege
Die Funktion Bewirtungsbelege dient der Erfassung und Abrechnung von Bewirtungskosten. Die Funktionsweise ähnelt der Erfassung von Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich sind die Angabe der Teilnehmer (=Bewirtungsgäste), der Ort der Bewirtung und die zutreffenden Mahlzeiten anzugeben.
Reisemittelbestellung
Die Funktion der Reisemittelbestellung ist ein Planungs- und Hilfstool zur Vorbereitung von Dienstreisen. Es kann genutzt werden zur Bestellung, Planung und Kostenabschätzung von Dienstreisen. Die Maske erlaubt die Erfassung bspw. von Miet- oder Poolfahrzeugen, Hotelübernachtungen, Flügen etc.
