Modul:Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist ein sehr weit gefasstes Thema.

Im Rahmen von hscERP umfasst das Dokumentenmanagement derzeitig:

Allgemeines

Ein Dokument, ist ein Container zur Verwaltung von einer / mehreren Dateien oder Inhalten.

Jedes Dokument erhält eine systeminterne sowie eindeutige Dokumenten-ID.

Dateiablagen

Die physische Speicherung jedes Dokumentes, welches sich in der Verwaltung von hscERP befindet, kann individuell definiert werden. So ist es möglich, bestimmte Dokumente über ein Filesystem zu verwalten, andere wiederum auf einem zentralen Dokumentenmanagementserver.

Beispiele:

• Filesystem auf zentralem Server
• FTP / SFTP / FTPS Server 
• HTTPS Server
• Agorum DMS Server

Dokumentenrevision

Jedes Dokument lässt sich revisionieren/versionieren, so dass ein bestimmter Zustand eines Dokumentes eingefroren und nachvollziehbar gemacht werden kann.

Gültigkeitsdaten

Es können Gültigkeitsdaten pro Dokumentenrevision hinterlegt werden z.B.:

• Verfallsdatum
• Review-Datum
• gültig von 
• gültig bis
• Eskalationen / Erinnerungsfunktionen

Klassifizierung

Wie nahezu jedes Objekt im hscERP kann auch ein Dokument klassifziert werden. Hierbei können individuelle Attribute und eine Klassifzierungsstruktur definiert werden.

• Dokumentenarten (z.B. Abrechnungsdokumente, Logistikdokumente, Personaldokumente, Bilder, ...) 
• Attribute aus dem Kundennamensraum

Maßnahmen

Maßnahmen können auch bei Dokumenten verwendet werden, um Aufgaben an andere User zu delegieren und so z.B. eine Änderung oder ein Review an einem Dokument vorzunehmen.