Modul:Personal/Zeiterfassung
Inhaltsverzeichnis
Zeiterfassung
Allgemeines
Das Modul der Zeiterfassung dient der Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten der Beschäftigen, dem Nachweis von Pausenzeiten und kann somit genutzt werden, die gesetzlichen Vorgaben an eine Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Arbeitszeitkonten zu führen und Anträge bspw. für Urlaub oder Freistellungen zu verwalten und zu genehmigen und Krankzeiten zu verwalten. Die Planung und Abrechnung von Dienstreisen ist nicht Bestandteil dieses Moduls. Das kann im Modul Reisekostenabrechnung erfolgen.
Vorgaben
Der Prozess der Arbeitszeiterfassung durchläuft von der Eingabe bis hin zu finalen Freigabe einen mehrstufigen Prozess. Dabei sind teilweise strenge Vorgaben hinsichtlich Änderungsmöglichkeiten und Freigabeberechtigungen implementiert, um sicherzustellen, dass bspw. nachträglich keine Zeiten mehr manipuliert werden können und dass Freigaben nur durch einen speziellen Nutzerkreis möglich sind. Dies wird durch fest implementierte Geschäftslogiken realisiert und der Verwendung spezieller Nutzerberechtigungen im System.
Anbindung Terminals
Zum einen kann die Zeiterfassung direkt über eine manuelle Buchung im hscERP erfolgen, die einfachere und schnellere Möglichkeit besteht allerdings in der Nutzung von Zeiterfassungsterminals diverser externer Hersteller. Diese werden üblicherweise in Eingangsbereichen von Unternehmen installiert und Beschäftigten erfassen ihr Kommen und Gehen über einen Transponder oder RFID-Chip direkt beim Betreten oder Verlassen des Unternehmens. Diese Zeiterfassungsterminals können an hscERP angebunden werden und synchronisieren die erfassten Daten mit der Zeiterfassung im hscERP. Die Zuordnung zum Mitarbeiter erfolgt dann über die ID des Transponders / Chips.
Stammdaten
Zeitkontotypen
Zeitkontotypen regeln den generellen Umgang mit Arbeitszeiten.
Zeitkonten
Ein Zeitkonto spiegelt die erfassten Zeiten pro Mitarbeiter für diesen Zeitkontotyp wider. Die entsprechenden Limits für Über- oder Minderstunden können aus dem Zeitkontotyp übernommen, aber im Reiter Zeitkontolimits auch nochmals mitarbeiterspezifisch angepasst werden.
Zeitarten
Zeitarten dienen dazu, die Arbeitszeiten zu unterscheiden. Hiermit könnte bspw. Unterscheidung in Innen- oder Außendienst, Weiterbildung oder ähnlich realisiert werden. Verwendung findet die Zeitart in den Zeitblättern und dient dort statistischen bzw. Auswertungszwecken.
Tagestypen
Tagestypen dienen der detaillierten Steuerung des Freigabe von Zeiterfassungsblättern und der Verrechnung auf Arbeitszeitkonten.
Lohnarten
Arbeitszeitmodelle
Unter einem Arbeitszeitmodell versteht man Menge und Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeiten auf die Wochentage. Hier sind die existierenden Modell einzutragen, wie bspw. Vollzeit, Teilzeit oder spezielle AZ-Modell für Auszubildende, Schüler und Praktikanten, aber auch verschiedene Schichten, wie bspw. Früh- oder Spätschicht.
Im Reiter Arbeitstage hinterlegen Sie die Verteilung der Stunden auf die einzelnen Wochentage.
In den Details zu den Wochentagen sind konkretere Angaben zu den Arbeitszeiten zu machen, bspw. Arbeitsbeginn und -ende und Pausenzeiten. Für feste Pausenzeiten sind die Checkboxen für Pause 1 und ggf. Pause 2 anzuhaken und die Pausenzeiten einzutragen. Im Falle von variablen Pausen genügt der Eintrag der Pausenzeit als Summe.
Firmenkalender
Firmenkalender regeln die Ausgestaltung der Arbeits- und Nichtarbeitstage an den unterschiedlichen Firmenstandorten.
Für jedes Land oder Bundesland gelten oftmals unterschiedliche regionale oder länderspezifische Feiertage. Diese sind im Firmenkalender pro Standort zu hinterlegen. Die Einstellungen sind im Reiter Kalenderdaten vorzunehmen. Mittels der Schaltfläche Hinzufügen können aus voreingestellten landesspezifischen Kalendern die Feiertage in den Firmenkalender übernommen werden.
Die firmenweiten Einstellungen müssen nun noch in die Personenkalender der Mitarbeiter übertragen werden. Die entsprechenden Funktionen dazu finden sich im Menü Extras. Bei nachträglichen Änderungen am Firmenkalender muss diese Schritt wiederholt werden.
Personenkalender
Personenkalender spiegeln die individuellen Arbeits- und arbeitsfreien Tage des Mitarbeiters wider. Während der Firmenkalender nur generelle Informationen zu Arbeitstagen vorgibt, enthält der Personenkalender Informationen über das individuelle Arbeitszeitmodell (wie viele Stunden an welchem Tag), geplante und ungeplante Abwesenheitszeiten (bspw. Urlaub oder Krankheit) und ggf. auch den Abbau von Mehrarbeitszeit.
Der Personenkalender ist mittels verschiedener Schaltflächen vollständig für den angegebenen Zeitraum (Kalenderjahr) zu befüllen. Die Schaltflächen führen folgende Funktionen aus:
Planen
Befüllt den angebenden Zeitraum des Personenkalenders mit den Vorgaben aus dem Firmenkalender und Arbeitsmodell.
Aktualisieren
Aktualisiert die Anzeige bei Änderung der Filterkriterien im Kopfbereich der Maske.
Hinzufügen
Befüllt einen einzelnen Tag des Personenkalenders mit den Vorgaben aus dem Firmenkalender und Arbeitsmodell.
Tage erfassen
Aktualisiert den Tagestyp des angegebenen Zeitraums der Personenkalendereinträge.
Tagestypen zurücksetzen
Löscht den Tagestyp der ausgewählten Personenkalendereinträge.
Löschen
Löscht die ausgewählten Personenkalendereinträge.
Buchen
Verbucht die ausgewählten Personenkalendereinträge. (Nur relevant für Vorgesetzte und bei Freigabe.)
